各二级学院、各部门：
根据《滁州学院档案管理办法（修订）》（校政〔2019〕60号），现就做好2019年文件材料归档工作通知如下：
一、归档范围
2019年1月1日至12月31日，学校在党务和行政管理以及教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理和实践活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料。
（一）党政类：主要包括党政管理部门以及群团系统所产生的文件材料。重点是本校形成的文件材料，特别是全局性、综合性文件材料；其次是上级和其他单位来文、来电等。
（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。
（三）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、知识产权等方面的文件材料。
（四）基建类：主要包括综合管理文件，建设项目文件（按单项工程整理）。建设项目文件包括立项文件，招标投标、合同协议文件，勘察、设计文件，征地、**、**文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，竣工验收文件等。
（五）仪器设备类：主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料。
（六）出版物类：主要包括综合管理、校报、学报、书稿、音像等文件材料。
（七）外事类：主要包括综合管理、出国（境）、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等文件材料。
（八）财会类：主要包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。
（九）声像载体类：重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
（十）实物类：主要包括获奖证书、奖状、奖牌（匾、章、杯、旗）、书画、题词、礼品、纪念品、印章等。
具体类目条款，请参照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》执行（详见校办公室网页“档案管理”栏目“学校档案工作规范”）。
二、归档要求
（一）各单位分管档案工作负责人要加强领导，**档案员要切实履行职责，认真对照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》，做好本单位文件材料收集、整理与归档工作，确保完整、准确。任何单位和个人不得将应归档文件材料据为己有或拒不归档。
（二）校党委、行政文件材料由校办公室收集归档；各单位文件材料由本单位收集归档；文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
（三）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存；本校文件与文件签发单、定稿并存；正文与附件并存。未经办公自动化系统传送的文件材料，底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
（四）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成的有保存价值的原生电子文件也需要脱机归档。
（五）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（六）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以JPG、TIF等格式归档，音频以WAV、MP3等格式归档，视频以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。
三、归档程序
（一）归档验收：文件材料移交时，交接双方须当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行检查验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
（二）移交手续：各归档单位**档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时，须填写“滁州学院档案移交（交接）登记表”（可从校办公室网页“资料下载”栏目下载），并一式两份，双方签字盖章后各留一份备查。
（三）移交地点及联系电话：
校档案馆（会峰校区行政楼六楼601室）3511015，15955501889；邮箱:1142699073@qq.com
四、归档时间
全校归档时间安排在4月20日至6月19日，各单位具体归档时间安排如下:
4月20日-30日 | 办公室、纪委办公室、组织部、机关党委、宣传部、统战部、工会、团委、离退休工作处 |
5月6日-14日 | 审计处、人事处、发展规划处、教务处 |
5月15日-26日 | 科技处、学生处、财务处、国际交流与合作处 |
5月27日-6月5日 | 后勤管理与基建处、资产与设备处、安全保卫处 |
6月8日-15日 | 图书馆、继续教育学院、信息化建设与管理中心、科技服务与成果转化中心 |
6月16日-19日 | 各二级学院 |
校办公室（档案馆）
2020年4月13日
