滁州学院学生档案管理暂行办法

滁州学院学生档案管理暂行办法

（院学〔2012〕6号）

第一章   总则

第一条  学生档案管理工作是学校重要的基础工作之一，为加强我校学生档案管理，做到学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，确保学生档案材料的完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》和教育部《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我校实际，制定本办法。本办法所称学生档案，是指全日制统招本专科学生档案。

第二条  学生档案是指学生从高考(或专升本考试)录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理指对学生进校前学籍等材料及在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

第二章  学生档案管理机构及其职责

第三条  学生档案管理工作实施学校、院（部）两级管理体制。学生处是学校学生档案管理的职能部门，学生处制订档案管理办法并统一组织实施管理。各院（部）具体管理本院学生档案，接受学生处的业务指导和监督。

第四条  学生处档案管理工作职责：

（一）落实专人负责学生档案管理工作。

（二）配合各院（部）完成新生档案的建档工作。

（三）统一部署、指导各院（部）完成毕业生档案的装档、整理、寄发。

（四）督促各院（部）学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。

（五）印制全校学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等材料。

（六）协调处理学生离校后档案管理的相关事宜。

（七）负责全校学生档案管理人员的业务培训。

第五条 各院（部）档案管理工作职责：

（一）贯彻执行学校学生档案管理工作的政策和规定，接受学校的指导和监督。

（二）落实专人负责学生档案管理工作。

（三）负责接收、整理、分类、统计、保管本院学生档案，建好《学生档案一览表》（见附件）。

（四）根据学生学籍变动（如休学、退学、转学、入伍）情况，办理相关手续，做好档案的变动登记和转递工作。

（五）接待校内、校外相关单位对学生档案的查阅、咨询工作。接待校外单位时需要求对方出具身份证、单位介绍信、档案调阅证明等；校内单位调阅需出具单位书面说明，不接受个人私自查阅。

（六）配合学校完成毕业生档案材料的整理、寄发工作，做好本院（部）档案寄发的投递信息整理，负责接待毕业生对其档案寄发投递信息的咨询。

第三章  学生档案的收集、整理、寄发

学生档案的收集、整理主要包括：新生档案收集、年度材料归档、毕业生档案整理及寄发。

第六条  学生档案收集、整理程序：

（一）新生档案

1、档案收集。入学时，其档案由学生原就读学校通过机要、邮递、自带等方式转到学校，由学生所在院（部）收集。学生所在院（部）按照学校提供的新生录取名单及转专业情况按院（部）专业整理归类。整理工作要认真、仔细，非本院（部）学生档案应根据录取名单及时移交至学生所在学院，并做好移交登记工作。

2、档案审核。根据学校教务处新生入学资格审查通知安排，由各院（部）审核学生档案信息，并督促档案未到和材料不全的学生在规定时间内补齐档案材料。审核通过后，装入学校统一印发的档案袋，按年级、专业、班级建立本院（部）学生档案一览表，并在规定时间报学生处学生管理科备案。

（二）年度材料归档：主要指第七条中第三类、第四类材料，学年度结束时，及时将受奖励或处分学生材料归档。

（三）毕业生档案整理：1、归档内容参照第七条。2、归档材料由相关部门提供，参见第七条。3、档案袋封面信息填写应与袋内材料一致，材料清点无误后，封口，盖院（部）行政章。

（四）毕业生档案寄发：档案寄发地址原则按照毕业生报到证地址以机要、EMS、专人送达等形式传递，原则上不得个人携带。

第七条  学生毕业归档材料包括以下六类，各项材料提供单位见括号中：

第一类：学籍学习材料（学生入学时中学阶段或专科阶段材料；滁州学院学生学籍登记表〔教务处〕、滁州学院学生成绩考核记载表〔教务处〕、学籍异动材料〔教务处〕；师范生办理教师资格证认定申请表〔学生处〕等）

第二类：参加政治团体材料（加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料〔组织部、团委〕）

第三类：奖励材料（校级及以上的奖学金、先进个人登记表〔学生处〕）

第四类：处分材料（包括个人检查、校级处分决定或撤消处分意见〔考试、作弊处分材料等由教务处提供，其它处分材料由学生处提供〕等）

第五类：毕业实习材料（高等学校毕业生登记表、毕业生就业报到证存根〔毕业生就业指导中心〕；毕业实习鉴定表〔教务处〕等〕）

第六类：其它材料（如大学体检表〔校医院〕等〕）

第四章 学生档案的日常管理

第八条  各院（部）要经常检查学生档案，防止火灾、虫蛀、进水、磨损、丢失、涂改等现象的发生。

第九条  学生档案管理人员要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律。档案管理人员做好日常的档案转递和查阅登记。如发生管理人员变动，要做好档案的交接。

第十条  本院（部）主管学生工作的党总支负责人、辅导员或班主任因工作需要查阅档案的，须在档案管理人员的陪同下查阅，不得将档案外带。

第十一条  查阅者要做好保密工作，不得将档案内容向无关人员传播，原则上不得转抄或复印，确因本人或工作需要的，经院（部）批准方可复印。

第十二条  查阅学生档案时，应爱护档案材料，不能擅自涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。如发现档案有问题，应及时向档案管理人员说明，由院（部）按有关规定处理，查阅者不得擅自作主进行处理。

第十三条 查阅两份以上档案时，须严格分别放置，以防错装、漏装。

第十四条 学生档案原则上不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，必须持身份证或有效证件，经与本人及档案一览表验证无误，并按要求登记签字后方可办理。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。

第五章  附则

第十五条  本办法自发文之日起施行。

第十六条  本办法由学生处负责解释。

 附件：学生档案一览表

 学生档案一览表.doc     

                          （滁州学院   2012年2月16日）