关于做好2015年度文件材料归档工作的通知

各院（部）、各部门：

根据工作安排，我校文件材料归档工作即将开始，请各单位认真收集整理2015年度形成的文件材料，按归档时间移交至校档案馆。现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1．2015年1月1日至12月31日，学校在党政管理，教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理与实践活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档。各类档案的归档范围及类目条款参照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》。详见校办公室网站“档案管理”栏目“学校档案工作规范”。

2．照片、声像、电子等载体形式的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3．获得省级以上奖励的各种证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案也应归档。

二、归档要求

1．各单位分管档案工作负责人要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，认真学习、对照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》，做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有。

2．凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3．校党委、行政的文件材料，由校办公室收集归档；各单位的文件材料由本单位收集归档。归档的文件材料包括文件正本、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。

4．重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

5．归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

6．归档的文件材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页，不漏项。

7．归档的照片、声像、实物等档案材料须标明人物名称、事由（事件）及时间等；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

8．各学院兼职档案员在9月底前将应届毕业生合影照的电子档移交档案馆，详见通知公告《关于做好毕业生合影照片收集归档的通知》（2015年11月17日发）。

三、归档程序

1．归档验收：档案移交时，交接双方当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

2．移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案交接登记表”（可从校办公室网站“资料下载”栏目下载），交接表一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

3．移交地点及联系电话：校档案馆（会峰校区行政楼六楼601室），3511015，18175214266；邮箱:1142699073@qq.com

4．请各单位兼职档案员加入滁州学院档案群（群号：182175376），便于业务交流和联系。

四、归档时间

全校归档时间统一安排在4月18日至5月13日，各单位具体归档时间安排如下:

校办公室

2016年4月7日