二级学院、各部门：
根据工作安排，我校2016年度形成的文件材料归档工作即将开始，请认真收集整理2016年度形成的文件材料，按归档时间移交至校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、归档范围
1．2016年1月1日至12月31日，学校在党政管理，教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理与实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。各类档案归档范围及类目条款参照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》。详见校办公室网站“档案管理”栏目“学校档案工作规范”。
2．照片、声像、电子等载体形式文件材料连同纸质文件材料一并归档。
3．获得省级以上奖励的各种证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
二、归档要求
1．各单位分管档案工作负责人要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，认真学习、对照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》，做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作，确保归档文件材料齐全、完整。任何单位和个人不得将应归档文件材料据为己有。
2．凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
3．校党委、行政的文件材料，由校办公室收集归档；各单位的文件材料由本单位收集归档。归档的文件材料包括文件正本、底稿和发文标签。未经办公自动化系统传送的文件材料底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。
4．重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
5．归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
6．归档的文件材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页，不漏项。
7．归档的照片、声像、实物等档案材料须标明人物名称、事由（事件）及时间等；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
8．请各学院兼职档案员于9月底前把应届毕业生合影照纸质照片和电子照片一并移交档案馆。纸质照片须做到图像清晰、规格尺寸符合要求（长27厘米、宽15厘米）；正上方印有“滁州学院XX学院XX届XX专业XX班毕业合影”），右上方印有拍摄时间，正下方印有毕业生名单、教师名单及职务。电子照片文件命名为“滁州学院XX学院XX届XX专业XX班毕业合影”，JPG格式，保持原始像素和尺寸大小。纸质照片文字说明电子稿连同电子照片以U盘拷贝方式一并归档。
三、归档程序
1．归档验收：档案移交时，交接双方当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2．移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案交接登记表”（可从校办公室网站 “资料下载”栏目
下载），交接表一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。
3．移交地点及联系电话：校档案馆（会峰校区行政楼601室），3511015，15955501889；
邮箱: 1142699073@qq.com
4.请各单位兼职档案员加入滁州学院档案群（群号：182175376），便于业务交流和联系。
四、归档时间
全校归档时间统一安排在4月17日至5月16日，各单位具体归档时间安排如下:
校办公室
2017年3月30日
