各二级学院、各部门：
根据工作安排，学校2018年度形成的文件材料的归档工作即将开始，请各二级学院、各部门认真收集、整理本单位2018年度形成的文件材料，按归档要求移交至校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）党政类：主要是党政管理部门以及群团系统所产生的文件材料。归档的重点以本校形成的不同形式、载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次是上级和其他单位的来文、来电等。
（二）教学类：归档的主要内容包括教学管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生、教材等方面的文件材料。
（三）科研类：归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。
（四）基建类：归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、基建财务、器材管理等方面的文件材料。
（五）仪器设备类：归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料。
（六）出版物类：归档的主要内容包括综合管理、学校校报、学报、书稿、音像等文件材料。
（七）外事类：归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等文件材料。
（八）财会类：归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。
（九）声像载体类：重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
（十）实物类：具体类目条款，请参照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》执行（详见校办公室网页“档案管理”栏目“学校档案工作规范”）。
二、归档要求
（一）各单位分管档案工作的负责人要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，认真对照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》，做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作，确保完整、准确、系统。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档。
（二）校党委、行政的文件材料，由校办公室收集归档；各单位的文件材料由本单位收集归档；文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
（三）归档的纸质文件材料包括文件正本、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料，底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。
（四）重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
（五）归档的文件材料原则上应是原件，凡不符合归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
（六）归档的文件材料必须齐全、完整。兼职档案员在整理文件材料的过程中要逐件、逐项检查，确保不缺页，不漏项。
（七）归档的照片、声像、实物等文件材料，须标明人物名称、事由（事件）及时间等；归档的电子文件材料，须标明与纸质文件材料相符的标题及时间。
三、归档程序
（一）归档验收：文件材料移交时，交接双方须当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行检查验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
（二）移交手续：各归档单位兼职档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时，须填写“滁州学院档案移交（交接）登记表”（可从校办公室网页“资料下载”栏目下载），并一式两份，双方签字盖章后各留一份备查。
（三）移交地点及联系电话：校档案馆（会峰校区行政楼六楼601室），3511015，15955501889；邮箱:1142699073@qq.com
（四）请兼职档案员关注滁州学院档案群（群号：182175376），加强档案工作联系。
四、归档时间
全校归档时间统一安排在4月15日至5月26日，各单位具体归档时间安排如下:
4月15-19日 | 办公室、组织部、宣传部、人事处 |
4月22-26日 | 科技处、教务处、监审处、发规处 |
5月6-11日 | 学生处、财务处、国际交流与合作处、后勤管理与基建处、机关党总支 |
5月15-19日 | 资产与设备处、保卫处、图书馆、工会 |
5月22-26日 | 团委、后勤服务集团、继续教育学院、各二级学院 |
校档案馆